Marche à suivre pour créer et gérer un nouvel événement (AG, voyage, ...) avec inscription et paiement en ligne
1- préparer sur votre PC les documents à publier (sous Word, PPT,...). Mettre en PDF les descriptifs, laisser sous Word ceux qui doivent être remplis (bulletin d'inscription). Prévoyez une image pour la page de titre.
Sur Assoconnect, gardez cette page d'aide ouverte et ouvrez une deuxième page Assoconnect sur laquelle vous allez travailler, menu A FORMULAIRES, EVENEMENTS.
2- créez le nouvel événement (voir ci-dessous : création, description détaillée)
3- créez une nouvelle entrée dans le menu "Actualités" : voir le chapitre Actualités
A compter de ce moment, le site Web est à jour, vous pouvez allez vérifier.
4- Envoyez l'invitation : pour cela allez dans l'aide relative aux mailings (laissez cette page ouverte et ouvrez en une nouvelle pour l'aide sur les mailings). Sur votre page de travail (Administration), allez sur COMMUNICATION E-MAILING
4-1 : définissez vos destinataires (*)
4-2 : créez votre campagne d'envoi, en la reliant à l'événement que vous avez créé précédemment (utilisez les modèles, où vous n'aurez qu'à modifier les liens)
4-3 Envoyez votre campagne aux destinataires
(*) : on peut proposer l'inscription en ligne à des étrangers à la FAAM, par exemple pour les activités Inter-CCR, les principes sont les mêmes, sauf qu'il n'y aura pas de rattachement à nos adhérents (pas de trace du mailing, pas de trace des achats en comptabilité)
5- Traitez les retours d’ inscriptions : voir plus bas
6- Une fois la date d'inscription dépassée, mettre à jour le pavé de la page Actualités
7- Une fois l'événement terminé, préparer le reportage et publiez le : voir le chapitre Reportages et album photo
Les formulaires vont servir à proposer des documents de saisie (soit par les adhérents en ligne, soit par les organisateurs) : par exemple pour les inscriptions à un voyage ou à l'AG.
Création d'un nouvel événement (prenons l'exemple d'un voyage) :
menu Formulaires - Evenements.
Vous arrivez dans le menu Evénements, cliquez sur "CREER UN EVENEMENT".
Description détaillée des événements :
- phase 1 - informations générales : le nom de l'événement, une image d'accroche, la description, les mail et téléphone de l'organisateur, et les documents joints
La description donne une vue générale. Elle précise quels sont les documents disponibles (par ex. descriptif détaillé et bulletin d'inscription).
L'accès aux documents descriptifs complets se fera par téléchargement. Pour cela il faut stocker les documents sur le site Assoconnect en ajoutant des pièces jointes (descriptif et bulletin d'inscription). Attention, cochez d'abord "ajouter des pièces jointes", puis Déposer un fichier (ne pas utiliser CHOISIR UN FICHIER). Vous pouvez déposer plusieurs fichiers (descriptif et bulletin d'inscription).
dates de début et fin d'ouverture du formulaire : indiquez les dates de début et fin de validité des inscriptions (la publication sera automatiquement fermée en dehors de ces dates)
- phase 2 - les tarifs : il faut obligatoirement un tarif principal, mais plusieurs tarifs principaux peuvent être proposés au choix (par exemple tarif individuel ou tarif couple), et un tarif optionnel peut être proposé (par exemple supplément non adhérent, ou acheminement). Il faut proposer des tarifs individuels (pour les adhérents seuls) et des tarifs couple, en prévoyant tous les cas de sous-tarifs, et prévoir un tarif gratuit.
Des options sont proposées pour chaque ligne de tarif : limiter le nombre, limiter à certains groupes, ...
- la limitation du nb de participants à un tarif peut être utile pour arrêter les inscriptions lorsque le nb de places est atteint
- afficher la formule : cochez cette case
- limiter à certaines personnes : pour les tarifs "couple" limiter au groupe "adhérents en couple"; pour les autres cas (tarifs individuels ou indifférenciés), pour n'autoriser qu'aux adhérents, limiter aux groupes "adhérents individuels" et "adhérents en couple; si le tarif est ouvert à tous (p ex inter-CCR), ne pas limiter
- lier systématiquement à un compte spécifique (en général 701000 - INSCRIPTION AUX ACTIVITES)
- phase 3 - le formulaire d'inscription qui sera utilisé soit pour l'inscription en ligne, soit par l'organisateur : indiquez les informations à collecter (le tel portable par exemple, il sera alors affiché dans les listes d'inscrits). A noter que les informations de l'adhérent seront déjà collectées, inutile de les demander sauf si vous souhaitez leur vérification par l'adhérent.
- phase 4 - paiement et confirmation : cochez paiement carte bancaire ou CB en plusieurs fois, et prévoyez une alternative (chèque, virement) en indiquant les modalités d'envoi des chèques.
- phase 5 : publication, indiquez la page où doit s'afficher l'événement (a priori celle que vous avez créée plus haut)
Une fois toutes les phases complétées, ENREGISTRER
Une fois ce nouveau formulaire terminé, il est en Brouillon (statut en haut de la page), il faudra le passer en statut "Publié" pour le faire apparaître sur le site et l'utiliser.
Aller dans "Diffusion" (en haut de la page) et Copier le lien.
Vous disposez du lien vers le formulaire, que vous pourrez insérer dans un mailing et sur la page "Actualités" dans un bouton "Inscription".
Voir la Procédure détaillée avec copies d'écran
Paiement par carte bancaire. (voir l'aide d'Assoconnect pour son fonctionnement détaillé)
Cette possibilité suppose que les inscriptions se fassent en ligne par les adhérents eux-mêmes.
Il suffit de cocher ce choix et de prévoir éventuellement un paiement en plusieurs fois.
Paiement par chèque, virement, autres. Il faut prévoir cette alternative pour les adhérents qui ne souhaitent pas utiliser leur CB.
Il suffit de cocher ce choix. IL faut aussi prévoir un message indiquant l'adresse d'envoi du chèque, ou le RIB pour les virements.
Cas des paiements par chèque en plusieurs fois. Il faut bien préciser le mode de fonctionnement : l’adhérent nous envoie 2 ou 3 chèques, qui seront encaissés à des dates différentes : bien indiquer le montant et la date de chaque chèque dans le descriptif, et le rappeler au moment du paiement (voir phase 6 plus haut).
Saisie des inscriptions et des paiements HORS LIGNE (par le responsable de l'événement)
Lorsque les adhérents s'inscrivent eux-mêmes, il ne reste plus rien à faire, sinon le cas échéant rapprocher le chèque reçu au paiement attendu.
Lorsque cette possibilité d'inscription en ligne n'est pas prévue, ou pour les adhérents qui n'ont pas internet ou n'y arrivent pas, on utilise un bulletin d'inscription papier.
Le bulletin va permettre de faire l'inscription afin d'avoir une liste complète de participants.
Aller sur le menu EVENEMENTS et choisir l'événement concerné (voyage, sortie, repas, AG, ...) en cliquant sur Gérer les inscrits.
La liste des inscrits apparaît, vous pouvez la consulter.
Pour ajouter une nouvelle inscription, cliquer sur AJOUTER UN INSCRIT.
Rattacher à un contact : sélectionner l'adhérent en tapant le début de son nom
choisir le ou les tarifs
si l’inscription concerne un couple d’adhérents, inutile d’ajouter la deuxième personne
si l'inscription concerne un adhérent plus une deuxième personne non adhérente, vous pouvez AJOUTER UN INSCRIT, indiquer les nom et prénom du second inscrit, et le cas échéant indiquer un tarif (gratuit si déjà appliqué à l’adhérent principal)
Le montant total à payer apparaît en bas à droite.
Dans le cas d’un paiement en une fois, vérifier que le chèque correspond et Cliquez sur CONTINUER. Renseignez les données du chèque et cliquez sur ENREGISTRER.
Dans le cas d’un paiement en plusieurs chèques : vérifier que le total des chèques correspond et Cliquez sur CONTINUER. Cliquer sur paiement ultérieur.
Cocher paiement déjà reçu, indiquer la date d’encaissement, le montant, le moyen de paiement = chèque et renseigner les données du chèque. Puis AJOUTER UNE ECHEANCE et faites la même chose pour le deuxième, troisième, … chèque
A la fin cliquez sur ENREGISTRER
La comptabilité est automatiquement mise à jour.
Les chèques sont en attente de remise en banque : une fois que la date d’encaissement est atteinte, le trésorier pourra automatiquement sélectionner les chèques concernés et éditer le bordereau de remise en banque.
Validation des chèques reçus après les inscriptions EN LIGNE par les adhérents
Après leur inscription, les adhérents nous envoient leur chèque.
La comptabilité est alimentée, et une créance apparaît dans la liste des créances du tableau de bord comptable.
A réception du chèque nous devrons faire le rapprochement pour valider la transaction.
Aller sur le menu Comptabilité - Tableau de Bord - Créances.
La liste des créances apparaît, vous pouvez sélectionner celle qui correspond au chèque, et Ajouter un paiement.
Renseignez les données du chèque et cliquez sur ENREGISTRER
La comptabilité est automatiquement mise à jour.
Les chèques sont en attente de remise en banque : une fois que la date d’encaissement est atteinte, le trésorier pourra automatiquement sélectionner les chèques concernés et éditer le bordereau de remise en banque.